Forretningsorden

Forretningsorden for BERSA – Beboerrepræsentation Slotsarkaderne

Kompetence og myndighed
Beslutninger afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Bestyrelsen tegnes i det daglige af formanden. Ved økonomiske beslutninger gælder beslutningsreglerne. Alle vederlag skal have formandens og kassernes underskrifter før de kan udbetales.

Ansvar
Bestyrelsen er ansvarlig for BERSAs handlinger.
Bestyrelsen kan ikke vedtage økonomiske udgifter, uden at der er dækning for dem på foreningens konto. For økonomiske forpligtelser hæfter alene foreningens formue.

Tavshedspligt og udtalelsesret
Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt vedrørende personfølsom viden. Bestyrelsen beslutter hvem der udtaler sig på foreningens vegne.

Mødeindkaldelse
BERSA holder minimum 6 ordinære bestyrelsesmøder om året og de afholdes 1. tirsdag i august, oktober, december, februar, april og juni.
Bestyrelsesmøder indkaldes skriftligt via e-mail. Indkaldelsen skal altid indeholde dagsorden og sidste nyt, så Bestyrelsesmedlemmerne er orienteret på forhånd.
Bestyrelsesmedlemmerne skal læse dagsordenen og nyheder inden mødet, og gøre sine meninger klar, så møderne bliver effektive.
Senest 8 dage efter bestyrelsesmødet skal referatet fra mødet udsendes via e-mail til alle Bestyrelsesmedlemmer.

Mødeprocedure og beslutningsdygtighed
Der er mødepligt til bestyrelsesmøderne. Bestyrelses er beslutningsdygtig når formanden og 1 medlem er til stede. Beslutninger afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Er formanden forhindret i at deltage er bestyrelsen beslutningsdygtig hvis alle øvrige Bestyrelsesmedlemmer er til stede.

Opgavefordeling
Ved økonomiske beslutninger gælder beslutningsreglerne. Udgifter vedtages på bestyrelsesmøderne. Formand og Kasser godkender med underskrift på bankkonto udtog ved hvert bestyrelsesmøde. Kasserne sørger for alle økonomiske opgaver.
Sekretæren udsender mødeindkaldelser, skriver referater og udsender dem.

Nedsættelse af forretningsudvalg, underudvalg og arbejdsgrupper
Bestyrelsen kan nedsætte udvalg, ad-hock udvalg efter behov. Dette skal altid vedtages på et bestyrelsesmøde først på et skriftligt grundlag, der beskriver opgaver, forpligtelser, ansvarsområder og lignende.

Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat
Sekretæren skriver referat af alle bestyrelsesmøder, og udsender det senest 8 dage efter mødet.
Bestyrelsen vedtager på det efterfølgende mødereferatet med eventuelle rettelser eller tilføjelser.
Referatet skal ved godkendelsen have 2 bestyrelsesmedlemmers underskrifter.

Ændringer i  forretningsordenen
Bestyrelsen kan altid ændre i forretningsordenen. Det kræver enstemmighed for at ændringer kan vedtages.

Således vedtaget på bestyrelsesmødet i BERSA d. 05.05.2015